Receipts for Mac 详细使用指南

Receipts for Mac 是一款专业的收据与发票管理软件，专为个人用户、自由职业者及小型企业设计。它能够高效地扫描、整理、归档纸质或电子收据，并提取关键信息（如日期、金额、供应商等），用于税务准备、费用跟踪和财务报告。本指南将详细介绍其核心功能与完整工作流程。

一、核心界面与工作区详解

启动Receipts后，主窗口被清晰地划分为几个功能区域，便于用户进行全流程管理。

• 顶部工具栏： 包含最常用的操作按钮，如“添加收据”、“扫描”、“编辑”、“导出”等。
• 左侧导航边栏：
  • 收据箱： 所有新导入或未分类收据的默认存放处。
  • 文件夹： 用户自定义的文件夹，用于按项目、客户、月份或类别分类收据。
  • 标签： 用于快速标记和筛选收据（如“可报销”、“已报销”、“待审核”）。
  • 供应商列表： 自动汇总所有识别出的供应商名称，点击可查看与该供应商相关的所有收据。
• 中部主列表视图： 以列表形式显示当前所选文件夹或筛选条件下的所有收据条目，显示缩略图、日期、供应商、金额、类别等关键信息。
• 右侧预览与编辑面板： 当在中间列表选中一张收据时，右侧面板会显示该收据的完整预览图，以及其所有提取出的字段信息（可编辑），如日期、总金额、税费、付款方式、类别等。
• 底部状态栏： 显示当前视图中的收据数量、总金额等信息。

二、完整操作流程：从创建到导出

1. 创建/打开项目（文件夹）

在Receipts中，“项目”通常通过文件夹来管理。

操作步骤：

1. 在左侧导航边栏底部，点击“文件夹”标题旁的 “+” 按钮。
2. 输入新文件夹名称，例如“2023年Q4项目 – 客户A”。
3. 按 Return 键确认。创建后，点击该文件夹即可将其设为当前工作区。

2. 导入收据

有多种方式将收据添加到软件中。

方法A：从文件导入（适用于电子收据PDF/JPG）

1. 点击工具栏的 “添加” 按钮，或使用快捷键 Cmd + N。
2. 在弹出的文件选择器中，选择一个或多个收据图像或PDF文件。
3. 点击“打开”。收据将自动进入“收据箱”并开始OCR（光学字符识别）处理。

方法B：扫描纸质收据（需连接扫描仪）

1. 点击工具栏的 “扫描” 按钮。
2. 在弹出的扫描对话框中，选择您的扫描仪设备并设置参数（如色彩模式、分辨率）。
3. 点击“扫描”，扫描完成的图像将作为新收据导入并自动进行OCR。

方法C：拖放导入

直接将Finder中的收据文件拖拽到Receipts主窗口的中间列表区域或左侧的目标文件夹中。

3. 信息审核与编辑

OCR完成后，务必核对自动提取的信息是否准确。

操作步骤：

1. 在“收据箱”或目标文件夹中，点击要审核的收据条目。
2. 在右侧编辑面板中，检查各个字段：
   • 日期： 点击日期字段进行修正。
   • 供应商： 软件会尝试匹配已有供应商，也可手动输入。首次出现的供应商将被自动添加到供应商列表。
   • 总金额、税费： 仔细核对数字是否正确。
   • 类别： 点击类别字段，从下拉菜单（如“办公用品”、“差旅餐饮”、“设备采购”）中选择一个，或创建新类别。这是后续生成报告的关键。
   • 标签： 点击“标签”字段旁的“+”号，添加自定义标签（如“已报销”）。
3. 如需为收据添加备注，可在底部的“备注”框中输入。
4. 所有修改均为自动保存。

4. 组织与管理

将审核好的收据归类到相应文件夹，便于查找。

操作步骤：

1. 在中间列表，选中一个或多个收据条目（按住 Cmd 键可多选）。
2. 将其拖拽到左侧导航栏的目标文件夹上，松开鼠标。
3. 或者，右键点击选中的收据，选择“移动到…”，然后选择目标文件夹。

5. 搜索与筛选

当收据数量庞大时，快速定位至关重要。

• 搜索： 使用右上角的搜索框，可按供应商、金额、备注等关键词搜索。快捷键 Cmd + F 可快速聚焦到搜索框。
• 筛选： 点击搜索框右侧的筛选按钮，可以按日期范围、类别、标签、付款方式等条件组合筛选收据。

6. 导出与报告

整理好的数据可以导出用于报税或财务分析。

操作步骤：

1. 在左侧导航栏，选中包含目标收据的文件夹，或通过搜索筛选出特定收据集合。
2. 点击菜单栏 “文件” -> “导出”。
3. 选择导出格式：
   • PDF报告： 生成一个包含收据缩略图和摘要信息的美观PDF文档。
   • CSV表格： 导出所有收据的结构化数据（如日期、供应商、金额、类别），可直接在Excel或Numbers中打开进行深度分析。
   • 归档（.receipts文件）： 用于备份或在不同设备间迁移整个Receipts数据库。
4. 选择保存位置，点击“导出”。

三、常用功能进阶技巧

• 批量操作： 使用 Cmd + A 全选当前列表，或按住 Cmd 键点选多个收据后，可一次性为它们分配相同的类别、标签或移动到同一文件夹。
• 快速编辑： 在中间列表视图，双击收据条目的“金额”、“类别”等字段，可以直接进行内联编辑，无需切换到右侧面板。
• 智能文件夹： 创建基于规则的文件夹。例如，创建一个“本月可报销餐饮”智能文件夹，规则设置为“类别 等于 餐饮”且“日期 在本月内”。符合条件的收据会自动出现在此文件夹中。
• 收据匹配： 对于连锁商店，软件可能无法100%准确识别分店名称。你可以在“设置”->“供应商”中，为某个供应商设置“替换名称”，将所有类似名称统一归到一个供应商下。
• 快捷键导航： 使用 Cmd + 1/2/3/4 可以快速在左侧导航栏的不同部分（如收据箱、文件夹、标签）之间切换。

四、常见问题与解决方案

五、快捷键汇总表