GrandTotal 是一款专为 macOS 平台设计的专业发票与报价单制作软件。它深度集成于苹果生态系统，以优雅的界面、强大的模板定制能力和高效的工作流为核心，旨在帮助自由职业者、中小企业和创意人士快速创建、管理并追踪专业的商务单据。本指南将详细介绍其核心功能与操作流程。

一、核心界面与工作区详解

GrandTotal 的主界面遵循 macOS 设计规范，布局清晰，主要分为以下几个区域：

左侧导航边栏：顶部为项目筛选器（如“所有”、“未结”、“已结”、“逾期”），下方是项目列表，按客户或项目名称分组显示所有报价单与发票。
中部文档预览区：这是核心工作区，以“所见即所得”的方式显示当前编辑的报价单或发票。您可以在此直接点击文本、表格进行编辑。
右侧检查器面板：这是功能控制中心，包含多个标签页：
- “文档”检查器：设置单据类型（报价/发票）、编号、日期、条款、备注等全局信息。
- “客户”检查器：管理或选择客户信息，包括地址、联系方式、税率等。
- “项目”检查器：添加、编辑服务项目或商品明细，包括描述、数量、单价、税率和折扣。
- “模板”检查器：选择和应用不同的设计模板，并可对模板元素（如徽标、颜色、字体）进行微调。
- “支付”检查器：记录付款状态、方式、日期，并标记单据为已支付。
顶部工具栏：提供常用操作的快捷按钮，如创建新单据、复制、打印、导出PDF、发送邮件等。

二、完整操作流程：从创建到导出

以下是从零开始创建并导出一份发票的标准流程。

启动 GrandTotal 后，您可以通过以下方式创建新单据：

在右侧“客户”检查器中：

选择客户后，其信息（名称、地址等）将自动填入单据的客户区域。

在“文档”检查器中，填写或修改发票编号、日期、截止日期、条款等。
在“项目”检查器中，点击底部的“+”按钮添加一行项目。
- 直接在中部预览区的表格中点击，可以编辑项目描述、数量、单价。
- 在“项目”检查器内可以设置更详细的属性，如税率代码、折扣。
继续添加所有需要的项目行。总额和小计会自动计算。

在“模板”检查器中：

完成编辑后：

预览：使用快捷键 Command (⌘) + P 打开打印预览，检查最终效果。
发送邮件：点击工具栏的邮件按钮（信封图标）或使用快捷键 Command (⌘) + E。GrandTotal 会调用 macOS 邮件应用，自动将发票作为 PDF 附件添加，并填充主题和正文草稿。
导出 PDF：点击菜单栏 “文件” > “导出” > “PDF” 或使用快捷键 Command (⌘) + Shift (⇧) + E，选择保存位置即可。
标记为已支付：收到款项后，在“支付”检查器中点击“添加支付”，输入金额和日期，单据状态会自动更新。

快速复制单据：对于周期性相似账单，选中原单据后按 Command (⌘) + D 复制，然后修改日期和细节即可，极大提升效率。
使用“片段”保存常用项目：在“项目”检查器中编辑某一行时，点击右侧的齿轮菜单，选择“存储为片段”。以后添加新项目时，可直接从“片段”库中调用，避免重复输入。
智能文件夹与过滤：利用左侧导航栏上方的过滤按钮，可以创建自定义的智能视图，例如“本季度所有未付发票”，方便进行财务跟踪。
批量操作：在项目列表中，按住 Command (⌘) 点选多个单据，然后右键可以选择批量打印、导出PDF或发送邮件。
数据备份与同步：通过菜单栏 “GrandTotal” > “偏好设置” > “通用”，可以启用 iCloud 同步，在多个 Mac 设备间安全同步所有数据。

Q1: 如何更改默认的发票编号格式？
A1: 进入 “偏好设置” > “编号”。在此可以设置不同单据类型（发票、报价单）的编号前缀、起始数字和自动递增规则。

Q2: 添加公司徽标后，背景不透明怎么办？
A2: GrandTotal 支持 PNG 等透明背景格式。请确保您的徽标文件本身是透明背景的 PNG 格式。直接将文件拖拽到预览区的徽标位置即可。

Q3: 如何为不同国家的客户应用不同的税率？
A3: 首先在 “偏好设置” > “税率” 中定义好所有需要的税率代码和百分比。然后在“客户”检查器中，为每个客户指定其默认的税率代码。创建单据时，该税率会自动应用于所有项目，也可在“项目”检查器中为单个行项目覆盖此设置。

Q4: 发送邮件时，如何自定义邮件正文模板？
A4: 进入 “偏好设置” > “电子邮件”。您可以分别为发票、报价单、提醒邮件等创建独立的邮件主题和正文模板，使用占位符（如 %CLIENT_NAME%）来动态插入客户或单据信息。